Will einen klaren Rahmen für Dokumentenmanagement und Archivierung in Krankenhäusern schaffen: Leitung der GMDS-Arbeitsgruppe
GMDS-Arbeitsgruppe entwickelt Grundlagen für Archive
Für alle, die mit dem Bereich Dokumentenmanagement und Archivierung in Krankenhäusern zu tun haben, einen klaren Rahmen zu schaffen: Zu diesem Ziel organisierte Ende Juni die Arbeitsgruppe „Archivierung von Krankenunterlagen“ der Deutschen Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie (GMDS) einen Workshop-Tag.
Fast 50 IT-Leiter, Dokumentare, Archivverantwortliche, IT-Anbieter und Berater kamen nach Berlin, um gemeinsam diese Basisarbeit für drei aktuelle Aufgabengebiete zu leisten:
• Archivordnungen – Erarbeitung einer Musterarchivordnung
• IT-Sicherheit in digitalen Archiven – Erarbeitung eines Leitfadens
• Archivierung strukturierter Daten – Wie werden diese beweissicher elektronisch aufbewahrt?
Technische Muster, Richtlinien und Empfehlungen zu diesen Themen sollten erarbeitet, inhaltliche Schwerpunkte festgelegt werden. Volkmar Eder, Leiter der Arbeitsgruppe und verantwortlich für das Archiv am Universitätsklinikum Tübingen, resümierte: „Die Veranstaltung war ein voller Erfolg – insbesondere deshalb, weil sich bei der Identifikation und Erörterung von Fragestellungen und Lösungsansätzen alle Teilnehmer wahrgenommen fühlten.“ Als positive Erfahrung werteten sie die gemeinschaftliche, zielorientierte Ausarbeitung und Ausgestaltung einer ersten Ergebniszusammenfassung.
Archivordnung
Anhand einer Mustervorlage des Landesdatenschutzbeauftragten von Schleswig-Holstein wurden die erforderlichen Hauptkapitel einer Standard-Archivordnung spezifiziert, ergänzt bzw. gestrichen. Insgesamt arbeitete die Gruppe neben einer Präambel zehn Hauptkapitel bzw. Paragraphen aus und vervollständigte, modifizierte oder strich in den jeweiligen Kapiteln die entsprechenden Texte und Vorgaben. Nicht berücksichtigt werden konnten aus zeitlichen Gründen die Vorgaben und Richtlinien zu digitalen Archivierungs- und Signaturverfahren und das Handling digitaler Akten.
IT-Sicherheit in digitalen Archiven
Verfügbarkeit und Fehlerfreiheit sind Voraussetzungen für rechnerunterstützte Dokumentenmanagement- und Archivierungssysteme. Zu gewährleisten sind somit insbesondere Datensicherungen, Ausfallsicherung und IT-Absicherung aller zentralen Komponenten, Monitoring der DV-Betriebsprozesse sowie die Ordnungsmäßigkeit und Revisionssicherheit der digitalen Dokumente. Unberechtigte Löschungen, Einfügungen und Modifikationen archivierter Dokumente im Datenbanksystem müssen verhindert werden, eine Zertifizierung durch eine neutrale Institution (z. B. TÜVit) ist von Vorteil.
Ziel dieses Workshops war es, alle sicherheitsrelevanten Bedürfnisse und Maßnahmen für den digitalen Archivbereich in einem Leitfaden zusammenzustellen. In dem Workshop konnte hierfür bereits eine Vielzahl von Empfehlungen erarbeitet werden.
Archivierung strukturierter Daten
Die Datenformatsprache XML gewinnt zunehmend an Bedeutung; insbesondere Metadaten liegen heute schon vielfach in XML vor, zunehmend werden aber auch Daten und Dokumente mit XML-basierten Standards direkt in diesem Format ausgetauscht. Somit ist XML als Format für die elektronische Archivierung in Betracht zu ziehen. – Nach Darstellung der Teilnehmer wurden die erwarteten Ziele des Workshops erreicht: Erste Rahmenrichtlinien und Handlungsempfehlungen für die beweissichere Archivierung von XML-Dokumenten und sonstigen strukturierten Daten wurden erstellt.
Dass sich innerhalb eines Tages keine umfassenden und abschließenden Arbeitspapiere realisieren lassen würden, war klar. Jedoch, so Eder, „gab es in den Workshop-Teams mehrheitlich die Bereitschaft, die begonnene Arbeit fortzusetzen.“ Die weitere Planung der Organisatoren und Teams sieht vor, per E-Mail-Kommunikation den ersten Entwurf bzw. die ersten Ergebnisse von allen Teilnehmern der jeweiligen Workshops ergänzen und anpassen zu lassen und ggf. in weiteren gemeinschaftlichen Sitzungen eine endgültige Fassung zu erarbeiten. Geplant ist die Präsentation verabschiedeter Endversionen im Rahmen der Archivtage am 9. und 10. Dezember in den Städtischen Kliniken München. Danach werden die Papiere für die Archiv- und IT-„Community“ veröffentlicht.
